Menulis Surat Berhenti Dengan Betul
Perkataan yang anda pilih dalam surat ini boleh menyokong atau melemahkan kedudukan anda kelak.
Kenapa Kandungan Surat Ini Begitu Penting?
Surat ini sering menjadi dokumen pertama yang disemak apabila kes anda dinilai kelak, jadi setiap perkataan ada kesan.
Ujian undang-undang menilai sama ada majikan memungkiri syarat yang menyentuh asas kontrak, dan surat anda sepatutnya mencerminkan sebab sebenar ini.1
Surat yang ditulis tergesa-gesa tanpa memikirkan kesan jangka panjang boleh melemahkan kedudukan anda tanpa disedari.
Apa Yang Perlu Disertakan Dalam Surat Ini?
Nyatakan secara ringkas dan fakta sebab anda berhenti, termasuk rujukan kepada perubahan atau tindakan majikan yang berkaitan.
Sertakan tarikh berkesan peletakan jawatan anda dengan jelas, supaya tiada kekeliruan tentang bila tempoh bertindak anda bermula.
Kekalkan nada profesional sepanjang surat, walaupun anda berhak menyatakan sebab sebenar dengan tegas.
Apa Yang Perlu Dielakkan Dalam Surat Ini?
Elakkan menulis bahawa anda berhenti secara sukarela atau atas pilihan sendiri sepenuhnya, kerana ini boleh bercanggah dengan tuntutan kelak.
Elakkan juga meluahkan kemarahan secara berlebihan atau menggunakan bahasa yang terlalu emosional, kerana ini boleh mengalih fokus daripada fakta sebenar.
Jangan mengaku kesalahan atau kekurangan diri anda sendiri sebagai sebab berhenti, jika sebab sebenar ialah tindakan majikan.
Di Mana Butiran Penuh Sepatutnya Disimpan?
Surat ini tidak perlu menjadi tempat anda menceritakan setiap butiran, kerana kronologi terperinci lebih sesuai disimpan berasingan.
Simpan kronologi lengkap, tarikh, dan dokumen sokongan sebagai fail berasingan yang boleh dikongsi dengan peguam anda kemudian.
Ini memastikan surat kekal ringkas dan profesional, manakala bukti lengkap tetap tersedia apabila diperlukan.
Bagaimana Anda Menghantar Surat Ini Dengan Selamat?
Hantar melalui e-mel atau surat bertulis, dan pastikan anda menyimpan salinan serta bukti penghantaran seperti resit e-mel.
Ini penting untuk mengesahkan tarikh sebenar peletakan jawatan anda, kerana tempoh bertindak anda bermula dari tarikh ini.2
Adakah Contoh Umum Boleh Digunakan Terus?
Templat umum boleh menjadi titik permulaan, tetapi setiap situasi berbeza dari segi fakta dan sebab.
Sesuaikan mana-mana templat dengan fakta sebenar anda, dan elakkan menyalin bulat-bulat tanpa menyemak kesesuaiannya.
Adakah Panjang Surat Ini Penting?
Tidak. Surat yang ringkas dan jelas biasanya lebih berkesan berbanding surat panjang yang cuba menerangkan setiap butiran kecil.
Fokus pada kejelasan sebab dan tarikh, bukan pada panjang atau gaya bahasa yang terlalu formal.
Bagaimana Jika Majikan Meminta Anda Menandatangani Surat Versi Mereka?
Sesetengah majikan menyediakan templat surat peletakan jawatan mereka sendiri, kadangkala dengan bahasa yang menyatakan anda berhenti tanpa sebab.
Baca dengan teliti sebelum menandatangani, dan jika kandungannya tidak mencerminkan sebab sebenar anda, anda berhak menulis versi anda sendiri.
Apa Langkah Seterusnya?
Jika anda masih ragu-ragu tentang bila masa tepat untuk berhenti, baca sama ada anda patut berhenti sekarang dahulu.
Selepas draf surat anda siap, dapatkan semakan daripada peguam pekerjaan sebelum menghantarnya.
Kongsikan draf surat anda sebelum dihantar, dan kami boleh bantu semak sama ada nada dan kandungannya menyokong kedudukan anda.
Soalan lazim
Perlukah saya nyatakan sebab terperinci dalam surat itu?
Nyatakan sebab secara ringkas dan fakta, seperti perubahan yang berlaku dan tarikhnya, tanpa perlu menulis esei panjang. Butiran penuh lebih sesuai disimpan dalam kronologi berasingan untuk peguam anda.
Bolehkah saya tetap mengucapkan terima kasih kepada majikan dalam surat ini?
Boleh, tetapi elakkan bahasa yang menunjukkan anda berhenti dengan rela hati tanpa sebab, kerana ini boleh disalahtafsir kemudian. Kekalkan nada profesional tanpa menafikan sebab sebenar anda berhenti.
Perlukah saya hantar surat ini melalui e-mel atau surat bertulis?
Kedua-duanya boleh diterima, tetapi pastikan anda menyimpan salinan dan bukti penghantaran, seperti e-mel dihantar atau surat diterima. Ini penting untuk mengesahkan tarikh sebenar peletakan jawatan anda.
Adakah saya perlu semak surat ini dengan peguam sebelum dihantar?
Elok anda buat begitu jika masa mengizinkan, terutama bagi situasi yang lebih kompleks seperti kedudukan eksekutif. Semakan awal membantu memastikan surat itu tidak melemahkan kedudukan anda tanpa disedari.
Sumber
- Dalam kes Wong Chee Hong lawan Cathay Organisation (M) Sdn Bhd [1988] 1 CLJ 298, ujian yang terpakai ialah sama ada majikan memungkiri syarat yang menyentuh asas kontrak, atau bertindak seolah-olah tidak lagi terikat dengannya. Thomas Philip, Forced To Resign? This May Be Constructive Dismissal
- Pekerja yang meletak jawatan kerana dipaksa tindakan majikan masih boleh memfailkan representasi bertulis dalam tempoh 60 hari dari tarikh peletakan jawatan itu. Mah Weng Kwai & Associates, Unfair Dismissal
Teruskan membaca
Kongsikan draf surat anda sebelum dihantar, dan kami boleh bantu semak sama ada nada dan kandungannya menyokong kedudukan anda.